Zaman Yönetimi
Çağımızda zamanı etkin kullanamama ve zaman yetersizliği hemen hemen herkesin ortak problemidir. Özellikle evlerde kaldığımızi zor günlerden geçtiğimiz bu salgın döneminde zamanı iyi kullanma unsuru oldukça önem kazanmıştır. Gerek iş hayatında gerekse sosyal hayatında, özellikle bu günlerde ev hayatımızda zamanı etkili kullanamayan kişi zamanın boşa gittiğini düşünecek stres ve pişmanlıklar yaşayacaktır. Bu durum ise farkında olmadan kişinin bireysel ve mesleki hayatına zarar verecektir.Kişi bu durumda zamanını etkili kullanabilmek adına ihtiyaçlarını, hedeflerini, önceliklerini belirleyip zamanı planlama, programlama ve listeleme yoluna gitmelidir; buna “zaman yönetimi” denir. Zaman yönetimi kişinin gereksiz işleri ayırmasını, verimliliğini arttırmasını, uzun sürede yapılan işlerin daha kısa sürede yapılmasını yani kısa sürede nitelikli işlerin yapılmasını sağlar.Kişilerin zamanı etkili kullanamamasına sebep olan bir takım tuzaklar vardır bunlar kişinin kendinden kaynaklanabileceği gibi dış etkenlerden de kaynaklanabilir.
Zaman Yönetimi Tuzakları
- Kişinin zaman akışının farkında olmaması zamanın etkili bir şekilde kullanılamamasına yol açar,
- Öz disiplinden yoksun olan insanlar önceliği olmayan işlere yoğunlaşarak öncelikli ve acil işleri ertelerler, kendilerini disipline edemediklerinden dolayı büyük zaman kayıpları yaşarlar,
- Yaşam amacı ve şahsi amacı olmayan kişiler nereye, nasıl, ne zaman gideceklerini belirleyen amaçtan yoksun olduklarından plan yapmazlar dolayısıyla zamanlarını etkili bir şekilde yönetemezler,
- Kişilerin bulundukları zamanda yapılması gereken işleri; kayıtsızlık, yapılacak işin hoşa gitmemesi veya zor olması, işin nasıl yapılacağını bilmeme gibi sebeplerle ertelemeleri normalde harcayacakları süreyi ikiye, üçe katlayabilir. Bu da zaman kaybına ve zamanın yetişmeyeceği korkusuyla motivasyon düşüklüğüne sebep olur,
- Kişilerin çalışacakları yerin dağınık ve düzensiz olması kişinin iş üzerindeki kontrolünü kaybettirir, dikkatini dağıtır, yorgunluk hissi oluşturur ve kişinin zamanı etkili bir şekilde kullanmasına engel olur,
- Kişilerin gerekli durumlarda, zaman almak isteyen kişilere hayır diyememesi zaman kayıplarına neden olmaktadır,
- Kişilerin günlerinin büyük kısmını sosyal hayata ayırmaları yani aşırı sosyalleşmeleri zamanı etkili bir şekilde kullanamamalarına sebep olur; kişisel ve mesleki hayatlarına zaman ayırmakta güçlük çekerler,
- Mükemmeliyetçi kişiler kendilerine gerçekçi olmayan hedefler belirlerler ve yaptıkları işlerden bir türlü memnun olamazlar, durum böyle olunca yüksek beklentileri yüzünden harekete geçmekte zorlanırlar ve zaman kaybı yaşarlar,
- Kendine aşırı güvenen kişiler “ben nasılsa yaparım” düşüncesiyle hareket ederek zamanında yapılması gereken işler, son dakikaya bırakabilir ve üst üste biriken yükümlülüklerden dolayı zamanı yetiştirmede zorluk yaşayabilirler,
- Özgüven eksikliği olan kişilerse “nasıl olsa başaramayacağım” düşüncesiyle harekete geçmezler ve zamanlarını onları meşgul edecek daha az önemli işlere harcarlar,
- Beklenmedik ziyaretçiler kişinin planlarını ve program akışını bozacağından zaman kaybına yol açmaktadır,
- Sık telefonla konuşma ve internette uzun vakitler geçirme kişinin sosyal, mesleki, kişisel kısaca hayatının her alanında ciddi zaman kayıplarına ve işlevsizliklere yol açmaktadır,
- Stres insanın karar verme becerisini ve performansını azalmaktadır, kişi stres sebebiyle yarım saatte yapabileceği daha uzun vakitlerde yapabilir, bu da zamanı etkili kullanamama anlamına gelmektedir,
- Acelecilik sonucunda yapılan işte hatalar oluşmuşsa geri dönüş yapılması gerekmektedir, kişi bu sebeple zaman kaybı yaşar.
Zamanınızı Nasıl Etkili Kullanabilirsiniz?
- Önce hangi işi önce yapmanız gerektiğine önem durumuna göre karar vermelisiniz. Önemli işlere öncelik verdikten sonra vakit ayırmak istediğiniz etkinliklere de uygun zaman kalacaktır.
- Bir gününüzü inceleyip yemek yeme, diş fırçalama gibi eylemlere ne kadar vakit ayırdığınızı ve ne kadar vakit ayırmanız gerektiğini listeleyin,
- İşleri bölümlere ayırarak yerine getirmeniz, hem kolaylık sağlayacak hem de işin bir bölümünü bitirmek sizi motive edecektir,
- Yapılacak işleri ertelemek yerine işin üzerine yoğunlaşmalısınız, ertelemek istediğiniz işi bitirdiğinizde tatmin düzeyiniz ve kendinize güveniniz artacaktır,
- Yapılacak işlerde zor olanlara öncelik vermelisiniz, zor olanları bitirmek kalan diğer işleri yerine getirmede size ivme kazandıracaktır,
- Yapacağınız işte ayrıntılara değil büyük resme odaklanmaya çalışmalısınız,
- Çalışma ortamınızı, ev ortamınızı kendinize göre, pratik olabileceğiniz şekilde düzenlemeli, işinizle alakalı olmayan, dikkatinizi dağıtacak şeyleri masanızdan kaldırmalısınız,
- Okumaya ayırdığınız zamandan daha fazla verim alabilmek için hızlı okuma tekniklerini öğrenmelisiniz,
- İletişim becerilerinizi geliştirmelisiniz, özellikle profesyonel yaşamda verdiğiniz mesajların doğru olması sizi zaman kaybından kurtaracaktır,
- Evde yemek veya temizlik yaparken geçirdiğiniz vakitleri kitap okuma, eğitim videoları izleme, müzik dinleme, gibi etkinliklerle değerlendirmelisiniz,
- Bir işi/görevi yerine getirirken dikkatinizi sadece o işe vermelisiniz, bunu sağlayabilmek için de kendinize ve ailenize de yeterli vakit ayırabilmelisiniz. Bu nokta da sosyal mesafeyi gözetme adına Zoom, Skype, Microsoft Teams gibi uygulamaları kullanabilirsiniz. Aklınızda okuyamadığınız kitap, gidemediğiniz bir film veya vakit ayıramadığınız çocuklarınız olursa işinizden yeterli verimi almanız mümkün olmayacaktır. Aynı şekilde hakkıyla yerine getiremediğiniz bir görev aklınızdayken de izlediğiniz filmden keyif alamayacak, çocuğunuzla geçirdiğiniz zaman verimli olmayacaktır.
Unutmamalısınız hepimiz için bir gün 24 saat, bir hafta 7 gün, ancak zamanı yönetebilenlere 24 saat yetebilirken yönetemeyenlerimize ise bir hafta yetemiyor. Bu öneriler doğrultusunda hareket ettiğiniz halde zamanı etkili bir şekilde kullanamıyor, kendinize, ailenize, sosyal ve profesyonel hayatınıza yeterli vakit ayıramıyorsanız gerekli psikolojik desteği almanızı öneririm.
Psk.Dan. Merve Özetci
